Für unseren Kunden suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als:
Administrative Coordinator m/w/d 100%
Ihre Herausforderung
- Unterstützung des CEO-Assistenten und des Senior Management Teams nach Bedarf
- Umfassende administrative Unterstützung der Geschäftsleitung für einen reibungslosen Tagesablauf
- Organisation und Planung von internationalen Geschäftsreisen, einschliesslich Flugbuchungen, Visa-Beschaffung, Hotelreservierungen und Transfers
- Logistische Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen und Kongressen, sowohl intern als auch auf Anfrage des verantwortlichen Managers
- Organisation von Firmenveranstaltungen und der jährlichen Aktionärsversammlung
- Erledigung von Telefonaten, Büroeingang, Besuchermanagement, Meetingvorbereitungen und Verpflegungsorganisation
- Überwachung des Büromaterialbestands sowie Wartung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
- Durchführung grundlegender Buchhaltungstätigkeiten und Aktualisierung des Buchhaltungssystems
- Zentrale Anlaufstelle für Wartung, Versand, Lieferungen und Besorgungen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Ihre Kompetenz
- Nachgewiesene Erfahrung als Teamassistent/Executive Coordinator oder in einer ähnlichen Position
- Erfahrung von 3 bis 5 Jahren in einer vergleichbaren Position, bevorzugt in der Pharmaindustrie und in einem multikulturellen Umfeld
- Solide Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen
- Fliessende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil
- Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office sowie "Back-Office"- und Buchhaltungssoftware
- Idealerweise Erfahrung mit Concur, Continua, KABA, Visio, Vistrax, SAP - Employee Success Factors und Canva
- Erfahrung im Kundenservice oder in Stakeholder-Beziehungen ist von Vorteil
- Grundkenntnisse in Buchhaltungsprinzipien sowie in Büroverwaltungssystemen und -verfahren von Vorteil
Ihre Perspektiven
Ihr Kontakt
Office & Administration A073, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer +41 58 233 3400.
Bitte bewerben Sie sich direkt online.
Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 073-OZBO-147432-20-DE.